Iki šiol Vilniaus Gedimino technikos universitetas (VGTU) nenaudojo vieningos dokumentų valdymo sistemos (DVS), buvo kompiuterizuotos tik atskiros dokumentų valdymo sritys – gaunamų raštų registracija, teisės aktų archyvas, studentų prašymų teikimas, bet didžioji dalis dokumentų buvo administruojama popieriniu pavidalu. 

Anot VGTU Informacinių technologijų ir sistemų centro vadovo Pauliaus Nomgaudo, centralizuotai valdomą DVS numatyta diegti norint optimizuoti VGTU dokumentų valdymo procesus, mažinti popierinių dokumentų cirkuliaciją ir didinti administravimo veiksmingumą bei darbuotojų darbo efektyvumą. Perėjimas prie naujos modernios DVS taupys laiką, nes darbo vietoje bus galima atlikti visus su dokumentų pildymu ir perdavimu susijusius veiksmus, kurie anksčiau reikalavo fizinio judėjimo tarp kabinetų ar net skirtingų VGTU padalinių.  

Pereinant prie DVS ne tik esami procesai yra paverčiami skaitmeniniais, bet taip pat visi procesai iš naujo peržiūrimi, tikrinamos technologijų galimybės, leidžiančios konkrečią paslaugą padaryti paprastesne, greitesne, efektyvesne. DVS įdiegimas yra numatytas VGTU Senato  patvirtintose skaitmenizacijos plėtros gairese 2017–2020 metams bei IT strategijoje.

P. Nomgaudas pasakoja, kad DVS diegimas prasidėjo 2018 m. gruodžio pradžioje, o veikianti viena iš moderniausių dokumentų valdymo sistemų, anksčiau nei planuota, buvo paleista šių metų vasario 22 d. „Pirmieji ją išbandyti galėjo dėstytojai, mokslo darbuotojai ir tyrėjai, kurie dėl didėjančių atlyginimų turėjo pasirašyti pakeistas darbo sutartis. Beveik pusė iš daugiau nei 950 darbuotojų naudodamiesi DVS jau per pirmą dieną pasirašė atnaujintas sutartis“, – sako jis. 

Įdiegus visą DVS, ja naudosis apie 1700 VGTU darbuotojų, kurie turės skirtingas prieigos teises pagal jų užimamas pareigas (roles sistemoje). DVS procesai diegiami palaipsniui, tad šiuo metu jau veikia sutarčių pakeitimai, per kovo mėnesį bus paleista galimybė nuotoliniu būdu pasirašyti darbo sutartis, prašymus atostogoms, o vėliau – visi vidiniai VGTU dokumentai.

P. Nomgaudas taip pat atkreipia dėmesį, jog visai netrukus bus skaitmenizuoti ir studentams reikalingi dokumentai – studentų prašymų, pažymų ir kitų dokumentų išdavimas bus prieinamas per vidinę studentų sistemą ManoVGTU.

Dokumentų valdymo sistemą galima pasiekti adresu dvs.vgtu.lt. Iš išorės DVS pasiekiamas tik naudojant VPN paslaugą. 

Procesas diegiami iš eilės, tad darbuotojų, ypač dokumentų kūrėjų, laukia instrukcijos, mokymai, konsultacijos. Iškilus klausimams dėl DVS galima kreiptis el.paštu crypt:PGEgaHJlZj0ibWFpbHRvOnBhZ2FsYmFAdmd0dS5sdCI+cGFnYWxiYUB2Z3R1Lmx0PC9hPg==:xx arba vidiniu telefonu 9918.