„Gerai komunikacijai gali kliudyti daugelis veiksnių – netinkami darbuotojų komunikaciniai įgūdžiai, žmonių tarpusavio nepasitikėjimas, blogai pasirinkti komunikacijos kanalai, nepakankamas pačios komunikacijos ir jos svarbos supratimas, didelis kiekis informacijos ir panašūs veiksniai. Neveikiant organizacijos vidinės komunikacijos sistemai, jos darbas ir vykstantys procesai tampa sudėtingi, neefektyvūs, darbuotojams sunku apsikeisti reikalinga informacija“, – sako Vilniaus Gedimino technikos universiteto (VGTU) Kūrybinių industrijų studentė Laima Urnėžaitė.

 

Savo moksliniame darbe „Organizacijos vidinės komunikacijos sistemos tobulinimas“ analizuodama tarptautinės virtualios drabužių mainų platformos UAB „Vinted“ atvejį, kartu su įmonės atstovais ji aiškinosi, kokios vidinės komunikacijos problemos dažniausiai kyla organizacijose ir išskyrė keletą didžiausių:

 

 

Keletas Lietuvos įmonių, tarp jų ir UAB „Vinted“, vykdo atviros komunikacijos (angl. open-communication) politiką, pagal kurią visa informacija, kuri yra sukuriama organizacijoje, yra pasiekiama bet kuriam jos darbuotojui.

 

Pasak L. Urnėžaitės,  atviros komunikacijos praktika turi ir teigiamų, ir neigiamų aspektų: „Pagal tokią politiką veikiančios įmonės darbuotojai turi galimybę susipažinti su visais organizacijos duomenimis, išskyrus asmeninius darbuotojų duomenis, ir žinoti jos finansinę situaciją, vykdomas strategijas, tikslų įgyvendinimą ir pan. Tačiau kartais tai sukelia nepatogumų: tokių įmonių darbuotojai dažnai skundžiasi per dideliu gaunamos informacijos kiekiu, o tuo metu reikalinga informacija linkusi pasimesti. Iškyla reali grėsmė, kad itin svarbi žinia liks nepastebėta, į ją bus nesureaguota“, – pabrėžia VGTU studentė.

 

Ji rekomenduoja kaip įmanoma labiau sumažinti informacijos srautus, vengti jos dubliavimo, efektyviau skirstyti reikalingą informaciją ir darbuotojams suteikti tik jų darbui reikalingus duomenis, o kitą informaciją, poreikiui esant, perduoti pateikus specialias užklausas.

 

 

Dilema, su kuria susiduria daugelis įmonių – kaip surinkti ir išsaugoti informaciją, kuri gaunama verbalinės komunikacijos – pokalbių, susirinkimų, susitikimų – metu?

 

UAB „Vinted“ vidinės komunikacijos vadovė Marta Kuzmickaitė akcentuoja, kad nedokumentuojama svarbi informacija lengvai užsimiršta ir pasimeta. „Reikėtų po kiekvieno susitikimo ar susirinkimo atsiųsti dalyviams informaciją dėl pagrindinių susitarimų, kurie buvo priimti pokalbio metu. Į susitikimą reiktų ateiti su tikslu ir iš jo išeiti su konkrečiu sprendimu, kuriuo vėliau būtina pasidalinti su kitais“, – akcentuoja M. Kuzmickaitė.

 

 

UAB „Vinted“ vidinės komunikacijos vadovė išskiria dar vieną geros komunikacijos „priešą“ – netinkamą vidinės komunikacijos suvokimą. „Daugelis žmonių vidinę komunikaciją įsivaizduoja kaip naujienlaiškį, tam tikrus įmonės pranešimus, kuriais vadovai perduoda naujienas darbuotojams. Bet tai negali būti vienintelis informacijos šaltinis, jis nėra pakankamas. Efektyvi komunikacija turi būti abipusė. Priešingu atveju žmonės nesidalins visa reikiama informacija ir nesukurs tarpusavio ryšių“, – sako M. Kuzmickaitė.

 

 

 

Organizacijoje, kurioje susitinka daugybė skirtingų sričių profesionalų, labai svarbu greitas ir operatyvus problemų sprendimo būdas. M. Kuzmickaitė įvardija pagrindinius uždavinius, kuriuos privaloma atlikti, kad tų problemų atsirastų kuo mažiau.

 

„Kad vidinė komunikacija veiktų kuo sėkmingiau, reikėtų užtikrinti darbuotojams galimybę rasti svarbią informaciją greitai ir paprastai. Tam gali padėti susitarimai tarp skirtingų įmonės skyrių ir darbuotojų, apibrėžiantys, kaip dažnai ir kokia informacija žmonės įsipareigoja dalintis. Čia daug lemia ir technologinės priemonės: vieni įrankiai geriau nei kiti padeda dokumentuoti informaciją, ją klasifikuoti, filtruoti, atskirti reikšmingą informaciją nuo mažareikšmės ir t.t.“, – patarimus vardija UAB „Vinted“ vidinės komunikacijos vadovė.

 

M. Kuzmickaitė pabrėžia, jog pagrindas sėkmingai vidinei komunikacijai – įmonės tikslų, procesų ir rezultatų aiškumas. „Darbuotojai turėtų visiškai suvokti ir tikėti įmonės tikslais. Taip pat – patys rasti informacijos apie procesus ir rezultatus, t. y. kaip jiems ir visai įmonei sekasi siekti tikslų. Žmonėms svarbu žinoti įmonėje vykstančius esminius dalykus bei patiems būti matomiems kitų darbuotojų“, – sako ji.